Comment débuter avec les règles de validation sur Salesforce ?
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Comment débuter avec les règles de validation sur Salesforce ?

Vue d’ensemble des règles de validation sur Salesforce, quand les utiliser, comment les mettre en place, et que peuvent-elles apporter à votre organisation ?

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Constat : il est très facile d’être submergé par toutes les options de configuration qui existent dans Salesforce, surtout si l’on est un nouvel utilisateur ou admin. Néanmoins, certaines options sont très simples pour quelqu’un qui s’y intéresse un minimum. C’est le cas des règles de validation. Voici pour vous, ci-dessous, une revue complète des règles de validation (« validation rules ») sur Salesforce, quand les utiliser, comment les mettre en place, et que peuvent-elles apporter à votre organisation ?

Qu’est ce qu’une règle de validation ?

Une règle de validation est une règle sur un champ qui vérifie que la donnée renseignée par l’utilisateur est conforme à un certain critère, avant que l’utilisateur ne puisse sauvegarder l’enregistrement. En fait, la règle soumet une question fermée à laquelle la réponse doit être Oui ou « Vrai ». La question est posée au moment de la sauvegarde d’une donnée changée par un utilisateur.

Quand utiliser une règle de validation ?

Les règles de validation sont à utiliser aux endroits ou les utilisateurs risquent de faire des erreurs. De même, si vous avez besoin que des données soient remplies d’une certaine façon les règles de validation sont la clé.

Un cas simple est l’exemple du suivi des ventes potentielles. Imaginons que vous utilisez les opportunités pour cela et que donc, vous avez des opportunités qui n’ont pas de montant tant que celui ci n’est pas validé avec le client potentiel. Vous pouvez pour vous assurer que toute opportunité fermée gagnée (close won) à un montant créer une règle qui empêche de passer une opportunité au statut fermée gagnée tant que celui-ci n’est pas remplit.

Comment débuter avec les règles de validation sur Salesforce ?

Sans le montant correct des ventes, vous allez vous retrouver petit à petit avec des données fausses. Par conséquent, vous aurez des difficultés à savoir combien vous avez gagné ou tout simplement à faire des prévisions. La règle de validation résout ce problème !

Comment mettre en place une règle de validation ?

Il y a 3 étapes pour mettre en place une règle de validation.

1. Nom/Description/Objectif

Cela peut sembler évident mais il est primordial d’avoir un nom et une description claires pour votre règle de validation. N’importe qui doit être capable de comprendre ce à quoi votre règle sert et pourquoi vous l’avez créé au cas où quelqu’un d’autre ait à la modifier dans le futur. Soyez simple et concis !

2. La règle en elle-même

Mettre en place la règle de validation est la partie la plus délicate du processus à cause de la « formule de condition d’erreur ». Si vous n’avez jamais écrit de formule sur Salesforce avant je vous conseille de lire cet article Salesforce avant de continuer la lecture. Même si vous êtes encore hésitant quand il s’agit d’écrire des formules vous pouvez malgré tout commencer à écrire des règles de validation dès aujourd’hui !

Insérer un champ

Ce bouton vous montre tout les champs de l’objet Salesforce dans lequel vous êtes en train de créer la règle de validation. Vous pouvez donc sélectionnez très aisément ceux dont vous avez besoin même si ceux-ci peuvent être écrit différemment pour que la formule fonctionne. Par exemple le champ « étape » de l’opportunité est lu par la formule comme « StageName ».

Comment débuter avec les règles de validation sur Salesforce ?

Insérer un opérateur

Le bouton « Insérer un opérateur » vous donne à tous les opérateurs de fonction que vous pouvez utiliser dans une formule. Cela comprend par exemple les opérateurs mathématiques comme +/-. Ici, notre formule ne nécessite pas d’opérateur.

Insérer la fonction sélectionnée

Les fonctions sont la partie la plus complexe de la création d’une formule car elles ne sont souvent pas familières aux utilisateurs. Il existe différents types de fonctions, chacune remplissant un rôle précis. Par chance, Salesforce offre pour chaque type une description détaillée, ce qu’elle fait, et comment bien l’utiliser. Dans notre cas, nous devons utiliser 3 fonctions : ISBLANK, ISPICKVAL et AND.

ISBLANK(champ) affiche VRAI si le champ spécifié est vide.

ISPICKVAL(champ, liste de sélection spécifique) renvoie VRAI si une valeur de liste de sélection dans un champ matche avec la liste de sélection dans la formule.

AND() renvoie VRAI si les deux éléments ou fonctions suivants sont tout les deux « VRAI ».

Comment débuter avec les règles de validation sur Salesforce ?Vérifiez la syntaxe

Ce bouton vous permet de contrôler la correcte écriture de votre règle de validation. Grâce à ce bouton, Salesforce vous affiche même quelles sont les erreurs à corriger. Une erreur commune est par exemple un oubli de parenthèse.

Un conseil, gardez à l’esprit un objectif simple pendant l’écritures de vos premières règles.

3. Le message d’erreur

Le message d’erreur apparaît quand un utilisateur déclenche une règle de validation parce qu’il ne remplit pas tous les critères. Vous devez vous assurez que votre message d’erreur soit court et clair. Le but est que l’utilisateur puisse corriger rapidement son erreur de renseignement de données.

Comment débuter avec les règles de validation sur Salesforce ?

Vous avez aussi le choix d’afficher le message d’erreur en haut de la page ou au niveau du champ.

Que peuvent-apporter les règles de validation Salesforce à votre organisation ?

Voici notre règle de validation terminée :

Comment débuter avec les règles de validation sur Salesforce ?

Dernier point, vous devez cocher la case « Actif » pour la rendre active tout simplement.

Les règles de validation devraient être intégrées dans votre organisation Salesforce dès aujourd’hui. En effet, elles permettent de garder vos données propres et justes. En contrôlant les erreurs avant la sauvegarde, vous aurez à terme des données plus claires globalement. De ce fait, votre reporting sera de bien meilleure qualité et votre potentiel de prévisions et d’analyse sera décuplé.

Vous pouvez trouver un ensemble de règles de validation utiles à ce lien.

Sautez le pas, et commencez à utiliser les règles de validation Salesforce !

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