Comment créer des rapports dans Salesforce ?
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Introduction

En tant qu’administrateur Salesforce, je me rends compte que la création de rapports est probablement la fonctionnalité sur laquelle les utilisateurs de Salesforce devraient se focaliser en premier lieu en phase d’adoption du CRM.

En effet, il n’est possible d’obtenir autrement des données spécifiques que via les vues de listes et la recherche native via le moteur. Les vues de listes conviennent pour des petits échantillons de données tandis que la recherche native convient pour trouver des enregistrements seuls ou bien liés par un dénominateur commun (ID unique ou bien un même nom par exemple). Les rapports, de leur côté sont bien plus complets, ils permettent de trouver toutes les données que vous souhaitez, mettre en valeur des statistiques, afficher des graphiques, ranger ces données dans des tableaux de bords, … et surtout les mettre à jour en permanence suivant les mise à jour des données sur Salesforce.

Après avoir observé les utilisateurs de Salesforce de l’entreprise dans laquelle je travaille au quotidien, je remarque que la plupart entament la création de rapports pleins de bonne volonté mais renoncent dès qu’ils affichent les premiers pas de la création. Les autres vont en général jusqu’au bout mais se limitent à des rapports très simples qui ne montrent pas réellement ce qu’ils veulent.

Comment créer un rapport dans Salesforce ?

Créer des rapports dans Salesforce

La plupart d’entre vous sont surement familiers avec la page de création des rapports. Si ce n’est pas le cas, vous devez cliquez sur le signe + pour afficher tous les Objets, ici vous pouvez trouver les rapports. Ensuite, cliquez sur nouveau rapport et vous allez voir apparaître cet écran. Ici vous pouvez sélectionner les Objets sur lesquels vous voulez faire un rapport, vous trouverez quelques exemples en dessous. Si vous avez pour objectif de faire un rapport sur des Objets personnalisés, vous devez demander à votre Administrateur Salesforce d’activer  la fonctionnalité sur l’objet. Vous avez uniquement la possibilité de créer des rapports sur des objets liés entre eux. Si vous ne pouvez pas trouvez le type de rapport sur lequel vous voulez travailler alors il est bon de demander à votre Administrateur Salesforce.

Comment créer des rapports dans Salesforce ?

Une fois que vous avez sélectionné votre type de rapport et cliqué sur suivant, vous vous retrouvez confronté à la terrifiante page de création de rapports. À ce stade, un bon nombre d’utilisateurs ferme son onglet et demande et à quelqu’un d’autre de le faire, pas vous maintenant ! Une fois que vous comprenez ce à quoi les différentes sections de cette page font, c’est un jeu d’enfant de créer un rapport génial qui vous donne toutes les données et statistiques que vous voulez en 5 minutes maximum !

Le détail

Je vais détailler chaque section de l’écran présenté ci-dessous :

Comment créer des rapports dans Salesforce ?

    1. La première section est très simple : c’est une liste des différents champs sur lesquels vous pouvez faire un rapport, champs provenant des objets du type de rapport sélectionné. Vous pouvez sélectionner et déplacer ces champs afin d’ajouter des filtres ou bien des colonnes à votre rapport. Les icônes à côté des champs permettent d’identifier le type de champ (liste de sélection, case à cocher, …) , cela permet notamment de différencier deux champs si ils ont le même nom (ce que je ne recommande pas, par expérience). Le « a » représente un champ texte, le « # » un nombre et le symbole calendaire un champ date. Si vous ne pouvez pas voir où sélectionner un champ c’est que vous n’en avez probablement pas la permission. Dans ce cas, demandez à votre administrateur de changer ça.
    2. La seconde section permet de filtrer. C’est ici que vous pouvez filtrer les données pour n’afficher que les enregistrements que vous voulez. Il y a un bon nombre de fonctions ici, et celles-ci changent en fonction des objets sélectionnés. J’ai choisi l’objet « Opportunités » en tant qu’exemple, celui-ci offrant le plus de variable par défaut. Sur l’image ci-dessous vous pouvez voir la variété d’options qui vous sont offertes, de la liste déroulante permettant de sélectionner les enregistrements que vous voyez, les vôtres, tous, ou ceux de votre équipe. Vous pouvez aussi filtrer par étape d’opportunité ou encore, et c’est le plus important, par dates. 2 choix s’offrent à vous ici, une valeur fixe que vous pouvez donner manuellement ou bien un rapport un peu plus dynamique en mettant des valeurs comme « Aujourd’hui », « le mois dernier », « Hier », etc …Comment créer des rapports dans Salesforce ?
    3. C’est la section de prévisualisation. Ici vous allez avoir aperçu de votre rapport si celui ci contient plus de 50 enregistrements. Si celui comporte moins de 50 enregistrements, votre rapport complet sera affiché. Vous pouvez interagir avec la section de prévisualisation en ajoutant des champs de la section 1 à la place où vous voulez les voir apparaître. Vous pouvez également interagir avec les champs en les triant, groupant ou encore en les résumant en moyenne, somme, …

Les différents types de rapports Salesforce

Il y a 4 types de rapports différents dans Salesforce, tabulaire, résumé, matrice et rapports joints. Chaque type correspond le mieux à un objectif d’affichage. Le rapport tabulaire est le plus simple présent, il permet d’afficher des lignes de données et rien d’autres, idéal pour réaliser des exports sur excel. Dès que vous cliquez sur « grouper par ce champ » vous transformez le rapport en un rapport résumé, ce sont les rapports les plus fréquemment utilisés qui permettent de grouper des enregistrements. D’ici vous pouvez effectuer des calculs comme le total ou la moyenne ou encore afficher la valeur maximum ou minimum… Les rapports matrice sont eux du même genre et permettent en plus de grouper par lignes. Ils sont très peu utilisés, uniquement dans le cas de données complexes. Enfin, les rapports joints vous permettent de créer deux rapports distincts dans le but de comparer des données. Ils sont très peu utilisés également.

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